Assistant

- Обеспечение полного цикла административной и операционной поддержки коммерческого директора и коммерческого департамента (11 человек);
- Координация работы коммерческого блока (продажи, пресейл, аккаунт-менеджмент, маркетинг, тендерный отдел) фиксация и контроль исполнения поручений руководителя;
- Организация взаимодействия с ключевыми заказчиками, партнерами и внутренними подразделениями компании;
- Подготовка материалов для встреч с клиентами уровня Enterprise и C-level: коммерческие предложения, презентации, аналитические справки, финансовые расчеты, дорожные карты проектов.
- Формирование и консолидация данных из различных источников, подготовка аналитических отчетов и презентаций для руководства компании;
- Координация подготовки конкурсной и тендерной документации, контроль соблюдения сроков подачи заявок;
- Организация, сопровождение и протоколирование переговоров, стратегических сессий, комитетов и совещаний с участием топ-менеджмента;
- Контроль исполнения решений, принятых на совещаниях, мониторинг выполнения задач ответственными подразделениями;
- Планирование рабочего графика коммерческого директора, организация деловых поездок, встреч и мероприятий;
- Участие в автоматизации внутренних процессов коммерческого департамента, разработке шаблонов отчетности и оптимизации документооборота;
- Контроль бюджета подразделения по административным расходам, согласование счетов и закрывающих документов;
- Подготовка материалов для заседаний совета директоров, правления и внутренних комитетов.
- Выполнение конфиденциальных поручений руководителя и сопровождение проектов с участием первых лиц компании;
- Совместная (с коммерческим директором) реализация проекта внедрения корпоративной CRM-системы с нулевого уровня. Разработка бизнес-требований, проектировании процессов, тестировании функционала, внедрении и обучении пользователей. Обеспечение трансформации CRM из пилотного решения без активных пользователей в ключевую цифровую платформу коммерческого департамента, на основе которой осуществляется управление воронкой продаж, прогнозирование и подготовка управленческой отчетности.

- Ведение всего делопроизводства в юридическом департамента, включая ведение реестров договоров, исходящей корреспонденции, выдаваемых доверенностей, др.;
- Сканирование и администрирование документов по судебным спорам;
- Организация деловых поездок сотрудников департамента, отчетность по ним, координация получения необходимых внутренних согласований, составление отчетов;
- Организация документооборота с контрагентами юридического лица;
- Назначение и организация внутренних и внешних встреч сотрудников юридического департамента, контроль их электронных календарей, уведомление участников, бронирование переговорных комнат для проведения совещаний, координация сбора участников; ведение протоколов встреч при необходимости;
- Составление служебных документов на русском и английском языках по просьбе сотрудников департамента;
- Сопровождение юристов по поручению при участии в судебных разбирательствах и деловых встречах, участие самостоятельно по необходимости в судебных заседаниях, ознакомление с материалами дел в судах;
- Отслеживание появление новых правовых актов, подготавливать по поручению на данной основе периодические обзоры

- Встреча гостей компании;
- Прием и распределение телефонных звонков, поступающих в компанию;
- Управление загрузкой переговорных комнат;
- Организация встреч, совещаний, переговоров (очно/онлайн, внутренние/внешние);
- Организация и отправка курьерских отправлений (срочно по Москве, по РФ, по миру, Почтой России);
- Заказ такси сотрудникам компании;
- Получение входящей корреспонденции и грамотное распределение по сотрудникам и департаментам;
- Сканирование, печать, брошюрование, ламинирование документов для совещаний и личных нужд сотрудников;
- Ведение документооборота бизнес-сообщества компании (Сообщество Первый А Класс) взаимодействие с контрагентами для организации и проведения мероприятий, запрос и согласование закрывающих документов, составление договоров, создание ссылок на оплату, контроль оплаты членства;
- Информационная поддержка сотрудников компании, поиск и обработка информации по запросу;
- Travel - поддержка сотрудников компании и проектных команд: организация поездок, бронирование билетов, гостиниц, организация трансферов, поиск информации о маршрутах, правилах и ограничениях, составление отчетных документов по командировкам (авансовый отчет, служебная записка о превышении лимитов, заявление об отнесении к представительским расходам);
- Ведение документооборота Адвокатского Бюро А1 (оформление и согласование договоров по указанию исполнительного директора; направление счетов в оплату, контроль оплаты и согласования, подписание
необходимой документации по поручению управляющего партнера);
- Административная поддержка сотрудников компании;
- Выполнение личных поручений управляющего директора (family support; travel support)

- Ведение документооборота аналитического подразделения
(договора, акты, счета, дополнительные соглашения);
- Формирование бюджета подразделения вместе с
руководителем и утверждение у ГД и бухгалтерии;
- Взаимодействие с контрагентами подразделения
(типографии, курьерские службы, дизайнеры, переводчики,
поставщики данных);
- Участие в организации корпоративных мероприятий подразделения (организация тимбилдинга, поиск площадки, согласование аренды);
- Составление excel таблиц по запросу сотрудников подразделения;
- Ведение календаря подразделения (11 человек) - Организация внешних встреч, организация внутренних встреч и звонков;
- Ведение графика отпусков и отгулов;
- Направление запросов от сотрудников в отдел кадров (для оформления справок и для решения прочих вопросов)

-Координация лечебных и административных процессов в
клинике;
-Взаимодействие со всем медицинским и административным
персоналом;
-Входящие звонки (оператор колл-центра);
-Запись пациентов на прием в программе "Инфоклиника",
управление расписанием врачей клиники;
-Встреча и координация пациентов в клинике, сопровождение до кабинета врача, оказание клиентского сервиса во время ожидания;
-Комплектование, хранение, выдача и архивация амбулаторных карт;
-Составление плана лечения пациентам флебологического отделения;
-Коммуникация с контрагентами (закупка расходных административных/ медицинских материалов - по запросу
сотрудников);
-Работа с кассой и эквайрингом, ведение ежедневной, еженедельной и ежемесячной финансовой отчетности;
-Оформление и выдача справок об оплате медицинских услуг для представления в налоговые органы Российской
Федерации;
-Предоставление информации об услугах (создание прайс листа, дизайн-макет книги с описанием врачей клиники),
действующих акциях (создание и печать рекламных листовок);
-Работа в AMO CRM для эффективного управления клиентской базой и продаж (обработка заявок, телефония, ответы на комментарии и заявки в социальных сетях и других каналах коммуникации)